nguyen-tac-soan-thao-van-ban

Nguyên tắc soạn thảo văn bản

nguyen-tac-soan-thao-van-ban

Nguyên tắc soạn thảo văn bản – Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

nguyen-tac-soan-thao-van-ban

1. Chú ý tới sự đơn giản, tập trung vào trọng tâm

Khác với Excel hay PowerPoint, tài liệu Word sử dụng chủ yếu là văn bản. Chính vì vậy, người dùng cần chú ý tập trung trực tiếp vào chủ đề, các ý chính và trọng tâm của bài. Có thể sử dụng một vài đoạn dẫn dắt, nhưng không nên quá dài và lan man.

Giảm tối đa các đoạn ngắt quãng, không liên quan giữa các câu, các ý trong bài. Sử dụng từ ngữ chặt chẽ, cô đọng và xúc tích nhằm vừa diễn tả được tối đa nội dung, lại vừa ngắn gọn và dễ hiểu. Tuy nói là đơn giản, nhưng đây là một trong những quy tắc quan trọng nhất của việc soạn thảo văn bản trên Word.

2. Chọn phông chữ phù hợp với ngữ cảnh

Ấn tượng đầu tiên mà một văn bản tạo ra cho người đọc không phải ở nội dung hay cách trình bày, mà chính là kiểu chữ. Đó là chưa kể tới việc nếu bạn tinh tế, lựa chọn một kiểu chữ phù hợp với nội dung mà bạn trình bày hoặc kiểu mà bạn sẽ sử dụng để giới thiệu nó với người khác.

Bởi có một điều mà khá nhiều người sử dụng máy tính không chú ý tới, đó là dù có rất nhiều phông chữ trên Word, nhưng không phải loại nào cũng giống nhau về hiệu quả. Cụ thể, có những loại sẽ phù hợp và chỉ hiển thị tốt khi được in ra giấy, xem trực tiếp trên bản in, như: Garamond, Georgia, Hoefler Text và Palatino… Nhưng cũng có những loại thì chỉ phù hợp với các thiết bị kỹ thuật số (Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans…).

Chính vì vậy, để mang lại hiệu quả tốt nhất, thì cho dù là vấn đề nhỏ như sử dụng font chữ tiếng Việt nào cũng là cả một vấn đề.

3. Sử dụng phông chữ, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn

Có thể thấy, hầu hết các văn bản được trình bày trên sách báo hoặc mạng người viết sẽ sử dụng nhiều hơn một phông chữ, thậm chí để giúp người dùng chú ý hơn về những nội dung cần nhấn mạnh, người ta còn sử dụng thêm màu sắc, chữ in đậm để tạo sức hút cho người đọc.

Tuy nhiên, việc sử dụng màu sắc trên văn bản để nhấn mạnh, gây chú ý cho người đọc chỉ có tác dụng trên những thiết bị kỹ thuật số, còn lại nếu đem văn bản đó đi in trên các loại máy in bình thường bạn cũng chỉ nhận được một văn bản toàn mày đen. Chưa kể tới việc tốn thời gian, mà sử dụng màu đôi khi còn gây tốn kém chi phí hoặc làm rối mắt người đọc (nếu có quá nhiều). Nếu muốn người xem chú ý vào đó, bạn có thể sử dụng các định dạng chữ in đậm, in nghiêng hoặc thậm chí là gạch chân hoặc viết hoa nếu muốn.

4. Chọn kích thước và căn lề theo đúng chuẩn

Ngoài việc lựa chọn kích thước và kiểu chữ, việc trình này trên trang cũng vô cùng quan trọng. Nó sẽ là thước đo sự tỷ mỷ và tính chuyên nghiệp của bạn với mỗi văn bản được tạo ra. Theo mặc định, các tài liệu văn phòng khi được in ra sẽ tương đương với chuẩn khổ giấy A4 (kích thước 210mm x 297mm) và đây cũng là kích thước duy nhất mà mọi máy in được cài đặt mặc định cho mỗi lần in.
Chỉ trong một vài trường hợp đặc biệt, khoảng cách lề và cách trình bày mặc định này mới bị thay đổi. Lúc đó, tùy vào mục đích sử dụng của người dùng mà chúng ta sẽ xử lý và lựa chọn các khoảng cách, kích thước lề mới cho phù hợp.

5. Căn trái luôn là mặc định

Một số người sử dụng và thường tạo ra những văn bản với “phong cách” căn lề đặc biệt của riêng họ. Tùy từng ý tưởng và mục đích mà nó sẽ khác nhau, nhưng theo mặc định chuẩn và lời khuyên từ các chuyên gia, tốt nhất bạn nên luôn căn trái và giữ nguyên nó.

Điều này tuy có thể khiến phần cuối mỗi câu (lề phải) bị lởm chởm và không đồng đều, Tuy nhiên, bạn sẽ có cơ hội để tạo nhiều chỉ mục, thiết kế các từ đầu dòng, đầu đoạn một cách khoa học nhất.

6. Chú ý tới phần mở đầu

Một bài văn hay bản tài liệu hoàn hảo là có cách trình bày khoa học, đúng chuẩn và đặc biệt là nội dung phải gắn kết. Đó chính là lý do mà bạn luôn thấy ở mỗi đầu đoạn, phần mở đầu, chúng luôn là lời dẫn, lời đưa đẩy trước khi vào nội dung chính. Thậm chí là sử dụng một định đạng văn bản đặc biệt của Word để khiến chữ cái đầu tiên của dòng lớn hơn các chữ còn lại.

Và một điều nhỏ nhưng cũng vô cùng quan trọng khác, đó chính là các đoạn tiếp theo, luôn luôn được lùi vào một chút để tạo điểm nhấn, dễ nhận ra.

7. Sử dụng hình ảnh nếu cần

Một bài quá nhiều chữ có thể gây rối mắt và đồng thời chưa chắc đã diễn tả chính xác, dễ hiểu nhất những gì mà người viết cần thể hiện. Cách tốt nhất là bạn có thể sử dụng một vài hình ảnh mô tả trong Word và chèn chúng vào tài liệu của mình.

Cách tốt nhất là nên sử dụng những hình ảnh có kích thước vừa phải, đặt chúng ở giữa bài, có thể kèm chú thích bên dưới (nếu cần). Điều này vừa giúp bạn trình bày đẹp hơn, lại không bị loạn, các hình ảnh và text vẫn nổi bật và hỗ trợ nhau. Tuy nhiên, cũng không nên quá lạm dụng điều này.

Nguồn: quantrimang.com

Bài viết: Quy tắc soạn thảo văn bản

Để xem thêm nhiều bài viết hữu ích khác, bạn có thể truy cập website thực tập kế toán.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *